Einheit 3 — Der Einkaufsprozess
Was du nach dieser Einheit weißt: Du kennst die Schritte im Einkaufsprozess — von der Bedarfsmeldung bis zur bezahlten Lieferantenrechnung — und verstehst wie er sich vom Vertriebsprozess spiegelt.
Der Einkauf ist die Spiegelung des Vertriebs
Im Vertriebsprozess bist du der Verkäufer — du bekommst eine Bestellung und lieferst. Im Einkaufsprozess bist du der Käufer — du bestellst bei einem Lieferanten und empfängst die Ware.
Die Dokumente und Schritte sind fast identisch, nur die Perspektive dreht sich um:
| Vertrieb (du verkaufst) | Einkauf (du kaufst) |
|---|---|
| Kunde fragt an | Du fragst beim Lieferanten an |
| Du erstellst ein Angebot | Lieferant schickt dir ein Angebot |
| Kunde bestellt bei dir | Du bestellst beim Lieferanten |
| Du lieferst an den Kunden | Lieferant liefert an dich |
| Du stellst eine Rechnung | Lieferant schickt dir eine Rechnung |
| Kunde bezahlt dich | Du bezahlst den Lieferanten |
Der Ablauf Schritt für Schritt
Schritt 1 — Der Bedarf entsteht
Irgendjemand im Unternehmen braucht etwas. Das kann sein:
- Die Fertigung braucht Rohmaterial für einen Auftrag
- Das Lager meldet, dass ein Artikel unter den Mindestbestand gefallen ist
- Ein Mitarbeiter braucht ein neues Werkzeug oder Büromaterial
- Ein Kunde hat etwas bestellt, das nicht auf Lager ist
Daraus entsteht eine Bedarfsmeldung — manchmal formell (als Bestellanforderung / BANF im System), manchmal informell (E-Mail an den Einkauf).
BANF steht für Bestellanforderung — ein internes Dokument, das sagt: „Wir brauchen dieses Material, bitte bestellen." Die BANF ist noch keine Bestellung — sie ist die Bitte an den Einkauf, eine Bestellung auszulösen. In vielen Unternehmen muss eine BANF erst genehmigt werden, bevor der Einkauf bestellen darf.
Schritt 2 — Lieferantenauswahl und Angebotseinholung
Der Einkauf prüft bei welchem Lieferanten das Material bestellt werden kann. Oft gibt es Rahmenverträge mit festen Lieferanten und Preisen. Wenn nicht, holt der Einkauf Angebote bei mehreren Lieferanten ein und vergleicht Preis, Lieferzeit und Qualität.
Schritt 3 — Die Bestellung
Der Einkauf erstellt eine Bestellung (Purchase Order / PO) im System und schickt sie an den Lieferanten. Die Bestellung enthält:
- Bestellnummer
- Lieferantenname und -adresse
- Artikelbezeichnung und -nummer (oft die Artikelnummer des Lieferanten)
- Menge und Einzelpreis
- Gewünschter Liefertermin
- Lieferadresse
- Zahlungsbedingungen
Schritt 4 — Die Auftragsbestätigung des Lieferanten
Der Lieferant bestätigt die Bestellung — mit einer Auftragsbestätigung (AB). Der Einkauf prüft: stimmen Preise, Mengen und Liefertermin mit der Bestellung überein? Abweichungen werden geklärt.
Schritt 5 — Wareneingang
Die Ware kommt an. Das Lager prüft:
- Stimmt die Menge mit dem Lieferschein überein?
- Stimmt die Menge mit der Bestellung überein?
- Ist die Ware unbeschädigt?
- Entspricht die Qualität den Anforderungen?
Dieser Vorgang heißt Wareneingang (Goods Receipt). Er wird im System gebucht — ab diesem Moment weiß das System, dass die Ware physisch da ist und der Lagerbestand steigt.
Schritt 6 — Rechnungsprüfung und Zahlung
Der Lieferant schickt eine Rechnung (Eingangsrechnung). Die Buchhaltung prüft:
- Stimmt die Rechnung mit der Bestellung überein? (Preise, Mengen)
- Stimmt die Rechnung mit dem Wareneingang überein? (Wurde wirklich geliefert was berechnet wird?)
Diesen Abgleich nennt man Drei-Wege-Abgleich (Three-Way Match): Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Rechnung. Erst wenn alle drei übereinstimmen, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben.
Der Prozess als Gesamtbild
Bedarf → Angebotseinholung → Bestellung → Auftragsbestätigung
→ Wareneingang → Rechnungsprüfung → Zahlung
Wo sitzt das Automatisierungspotenzial?
- Bedarfsmeldung: Automatische Bestellvorschläge wenn der Lagerbestand unter einen Schwellwert fällt
- Angebotsvergleich: Lieferantenangebote automatisch erfassen und vergleichen
- Bestellung: Bestellung automatisch aus einer genehmigten BANF erzeugen
- Auftragsbestätigung: AB des Lieferanten automatisch mit der Bestellung abgleichen und Abweichungen melden
- Wareneingang: Lieferschein scannen und automatisch mit der Bestellung abgleichen
- Rechnungsprüfung: Eingangsrechnungen automatisch lesen, mit Bestellung und Wareneingang abgleichen, Abweichungen markieren
Gerade die Rechnungsprüfung ist einer der am häufigsten automatisierten Prozesse in Industrieunternehmen — weil das Volumen hoch und die Aufgabe repetitiv ist.